Regulamin obozu „Tōkon Camp” 

3-5 styczeń 2025

Organizator Okiem Sportowca

1. Postanowienia ogólne

1.1. Obóz „Tōkon  Camp” (dalej: Obóz) jest organizowany przez firmę Okiem Sportowca Mateusz Golomb (NIP: 9910543819, REGON: 521373456), z siedzibą w Kosorowicach.
1.2. Obóz odbywa się w dniach 3-5 stycznia 2025 roku w Opolu.
1.3. Celem obozu jest rozwój umiejętności karate, doskonalenie technik, poprawa kondycji fizycznej oraz integracja uczestników.
1.4. Obóz jest przeznaczony dla młodzieży od 16 roku życia i dorosłych, którzy posiadają podstawowe umiejętności w zakresie karate.
1.5. Uczestnictwo w obozie jest dobrowolne, a uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania regulaminu wydarzenia „Tōkon  Camp”.

2. Zasady uczestnictwa

2.1. Uczestnik obozu, który nie ukończył 18. roku życia, zobowiązany jest do dostarczenia w dniu rozpoczęcia obozu oryginalnego kompletu dokumentów podpisanych przez rodzica lub opiekuna prawnego – “Zgoda na udział osoby niepełnoletniej w obozie „Tōkon Camp”, upoważnienie do sprawowania opieki oraz zgoda na rejestrowanie i wykorzystanie wizerunku”. Po dokonaniu rejestracji na obóz, dokument zostanie przesłany na e-mail uczestnika/uczestniczki.

2.2. W przypadku uczestników niepełnoletnich (od 16 roku życia), wyznaczony musi zostać opiekun pełnoletni, który będzie sprawował nad nim opiekę podczas trwania obozu.- “Zgoda na udział osoby niepełnoletniej w obozie „Tōkon Camp”, upoważnienie do sprawowania opieki oraz zgoda na rejestrowanie i wykorzystanie wizerunku”. 

2.3. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy uczestnictwa w obozie w przypadku, gdy uczestnik nie dostarczy wymaganych dokumentów.

3. Obowiązki uczestników

3.1. Uczestnicy obozu zobowiązani są do przestrzegania zasad bezpieczeństwa oraz wykonywania poleceń instruktorów i organizatorów obozu.
3.2. Uczestnicy obozu są zobowiązani do posiadania odpowiedniego stroju treningowego, który powinien być czysty, komfortowy i dostosowany do ćwiczeń karate (gi, pas, ochraniacze).
3.3. Uczestnicy są zobowiązani do zachowania odpowiedniego szacunku wobec innych uczestników, instruktorów oraz personelu obozu, a także pracowników obiektu, w którym odbędzie się obóz.
3.4. Poza zajęciami treningowymi zabrania się wszelkich form przemocy oraz agresji słownej i fizycznej wobec innych uczestników obozu.

3.5. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za wszelkie szkody wyrządzone w miejscu zakwaterowania lub na terenie odbywania się obozu z ich winy. W przypadku zniszczenia mienia, uczestnik lub jego opiekun prawny zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy lub wymiany uszkodzonego wyposażenia.

3.6. Uczestnicy lub ich rodzice/opiekunowie prawni są zobowiązani do poinformowania organizatorów (w przypadku osób niepełnoletnich również ich opiekunów na czas obozu) o wszelkich istotnych problemach zdrowotnych, alergiach, przewlekłych chorobach oraz przyjmowanych lekach, które mogą mieć wpływ na udział w obozie. Informacje te są poufne i zostaną wykorzystane wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa uczestnika.

3.7. Na terenie obozu oraz w czasie jego trwania obowiązuje całkowity zakaz spożywania alkoholu, palenia tytoniu oraz używania substancji psychoaktywnych. Naruszenie tego zakazu skutkuje natychmiastowym usunięciem z obozu bez prawa do zwrotu kosztów.

4. Zasady bezpieczeństwa

4.1. Organizatorzy obozu zapewniają odpowiednie warunki do uprawiania karate, a zajęcia prowadzone są przez wykwalifikowanych instruktorów.
4.2. Uczestnicy muszą przestrzegać zasad bezpieczeństwa ustalonych przez instruktorów przed rozpoczęciem każdego treningu.
4.3. W przypadku jakichkolwiek kontuzji lub złego samopoczucia, uczestnicy zobowiązani są natychmiast zgłosić organizatorowi, opiekunowi w przypadku osób niepełnoletnich.
4.4. Organizatorzy zapewniają pierwszą pomoc w nagłych przypadkach zdrowotnych. W razie potrzeby, zostanie wezwany zespół ratownictwa medycznego.

5. Zasady dotyczące noclegów i posiłków

5.1. Uczestnicy obozu mogą wybrać jeden z dwóch wariantów: pakiet podstawowy bez wyżywienia i noclegu oraz pakiet rozszerzony, który obejmuje wyżywienie i nocleg.

5.2. Uczestnicy obozu, którzy wybrali pakiet rozszerzony, zostaną zakwaterowani w hotelu oddalonym o maksymalnie do 1,5 km od miejsca treningowego.
5.2. W pakiecie rozszerzonym zapewniony nocleg oraz pełne wyżywienie obejmujące śniadania, obiady i kolacje. (Piątek – kolacja; sobota – śniadanie, obiad, kolacja; niedziela – śniadanie, obiad)
5.3. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy osobiste uczestników pozostawione w miejscu zakwaterowania. Zaleca się zabezpieczenie wartościowych przedmiotów lub zabranie ich ze sobą.
5.4. Uczestnicy są zobowiązani do utrzymania porządku w swoich pokojach oraz w pomieszczeniach wspólnych.

6. Kary dyscyplinarne

6.1. W przypadku złamania regulaminu, organizatorzy mają prawo do nałożenia kar dyscyplinarnych, w tym ostrzeżeń, ograniczenia uczestnictwa w zajęciach, a w skrajnych przypadkach – usunięcia z obozu.
6.2. W przypadku usunięcia uczestnika z obozu, organizatorzy nie zwracają kosztów uczestnictwa, a uczestnik zobowiązany jest do pokrycia kosztów wcześniejszego powrotu do domu.

7. Zwroty kosztów:

7.1. W przypadku odwołania obozu przez organizatora, uczestnikom zostaną zwrócone pieniądze za wykupiony pakiet uczestnictwa po wypełnieniu formularza zwrotnego. Zwrot dotyczy wyłącznie kosztu pakietu uczestnictwa; organizator nie zwraca innych wydatków poniesionych przez uczestników, takich jak koszty dojazdu czy zakwaterowania poza pakietem obozu. Zwrot nastąpi w ciągu 14 dni roboczych od daty otrzymania wypełnionego formularza.

7.2. W przypadku rezygnacji uczestnika z udziału w obozie, organizator nie zwraca poniesionych kosztów uczestnictwa. Wyjątek stanowią sytuacje wynikające z poważnych przyczyn zdrowotnych uczestnika, potwierdzonych odpowiednim zaświadczeniem lekarskim. W takim przypadku możliwy jest częściowy lub pełny zwrot kosztów, po indywidualnym rozpatrzeniu sprawy przez organizatora.

7.3. Procedura zwrotu:

• Aby ubiegać się o zwrot kosztów, uczestnik lub jego opiekun prawny musi wypełnić i przesłać formularz zwrotu dostępny na stronie organizatora lub dostarczony na żądanie.
• Organizator rozpatrzy wniosek o zwrot w ciągu 7 dni roboczych od daty jego otrzymania i informuje wnioskodawcę o decyzji oraz ewentualnej wysokości zwrotu.

8. Ochrona danych osobowych i zgoda na wykorzystanie wizerunku

8.1. Administratorem danych osobowych uczestników jest Okiem Sportowca Mateusz Golomb, NIP: 9910543819, REGON: 521373456. Dane osobowe uczestników będą przetwarzane wyłącznie w celu organizacji i realizacji obozu, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych oraz RODO.

8.2. Uczestnicy wyrażają zgodę na nieodpłatne utrwalenie i wykorzystanie swojego wizerunku w formie fotografii, nagrań filmowych lub w innych technikach wizualnych podczas obozu karate „Tōkon Camp”, który odbędzie się w Opolu w dniach 3-5 stycznia 2025 roku.

8.3. Zgoda obejmuje rozpowszechnianie wizerunku uczestnika w celach:

• informacyjnych, naukowych, edukacyjnych, marketingowych i reklamowych poprzez jego użycie, publikowanie, utrwalanie oraz powielanie w notkach prasowych, reklamach, katalogach, folderach, prezentacjach multimedialnych, na stronach internetowych oraz w mediach społecznościowych (w tym Facebook, YouTube, Instagram), sieciach komputerowych oraz innych środkach komunikacji elektronicznej;
• promocji obozu oraz przyszłych obozów karate oraz ogólnej działalności firmy Okiem Sportowca;
• promocji sportu karate;
• tworzenia i rozpowszechniania materiałów promocyjnych oraz komercyjnych, takich jak ulotki, plakaty, publikacje elektroniczne, filmy reklamowe oraz inne produkty.

8.4. Zgoda obejmuje możliwość przetwarzania wizerunku uczestnika, w tym:

• kadrowanie i modyfikacje materiałów wizualnych;
• zestawienia z innymi wizerunkami;
• dodawanie komentarzy lub opisów w kontekście działań promocyjnych i edukacyjnych.

8.5. Wizerunek uczestnika nie może być użyty w sposób naruszający jego dobra osobiste ani w materiałach o charakterze obraźliwym.

8.6. Uczestnik wyraża zgodę na opatrzenie swojego wizerunku imieniem i nazwiskiem. Niniejsza zgoda ma charakter nieodpłatny, nie jest ograniczona czasowo ani terytorialnie i dotyczy wszelkich form publikacji związanych z obozem karate oraz działalnością firmy Okiem Sportowca. Uczestnik zrzeka się praw związanych z kontrolą i zatwierdzaniem każdorazowego wykorzystania fotografii i wideo z jego wizerunkiem.

8.7. Uczestnik ma prawo w każdym czasie cofnąć zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku, składając pisemne oświadczenie organizatorowi. Cofnięcie zgody nie wpływa na legalność wykorzystania wizerunku przed datą jej cofnięcia. W takim przypadku materiały z wizerunkiem uczestnika mogą być wykorzystywane bezterminowo w zakresie, w jakim zostały utrwalone przed cofnięciem zgody.

8.8. Uczestnikom przysługują prawa wynikające z przepisów RODO, w tym prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych.

8.9. Podanie danych osobowych oraz wyrażenie zgody na wykorzystanie wizerunku jest dobrowolne, jednak niezbędne do uczestnictwa w obozie.

9. Zmiany w regulaminie

9.1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym regulaminie z ważnych przyczyn, takich jak zmiany przepisów prawa czy istotne zmiany w organizacji obozu.

9.2. O wszelkich zmianach regulaminu organizator poinformuje uczestników poprzez stronę internetową oraz drogą mailową na adres podany podczas rejestracji.

9.3. Zmiany w regulaminie wchodzą w życie w terminie 7 dni od daty ich ogłoszenia.

10. Akceptacja regulaminu

10.1. Akceptacja regulaminu następuje poprzez zaznaczenie oświadczenia podczas rejestracji online.

10.2. Brak akceptacji regulaminu uniemożliwia udział w obozie.

11. Rozstrzyganie sporów

11.1. Wszelkie spory powstałe w związku z uczestnictwem w obozie będą rozstrzygane polubownie.

11.2. W przypadku braku możliwości polubownego rozwiązania sporu, właściwym do jego rozstrzygnięcia będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby organizatora.

12. Postanowienia końcowe

12.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.

12.2. Regulamin jest dostępny dla wszystkich uczestników na stronie internetowej organizatora oraz w miejscu odbywania się obozu.

12.3. Każdy uczestnik (lub jego rodzic/opiekun prawny w przypadku osoby niepełnoletniej) zobowiązany jest do zaznaczenia podczas rejestracji, że zapoznał się z regulaminem i zobowiązuje się go przestrzegać.

12.4. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania.